Lleoliad:
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 16 Tachwedd 2015
Amser: 11:00-13:00
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau: |
Keith Baldwin David Melding AC, y Dirprwy Lywydd Eric Gregory (Cadeirydd) Hugh Widdis |
|
Swyddogion: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh – Cyfarwyddwr Adnoddau Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Nicola Callow, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Ariannol Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru Matthew Coe, Swyddfa Archwilio Cymru Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor John Houghton, Cymorth y Pwyllgor Eitem 15 Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol |
|
Ymddiheuriadau: |
Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor |
1.0 Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
1.1 Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol yn nhîm Diwygio Cyfansoddiadol Swyddfa'r Cabinet.
1.2 Ni ddatganwyd dim buddiannau eraill.
2.0 Eitem 2 - Cofnodion a materion yn codi
ACARAC (30) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf 2015
ACARAC (30) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu
2.1 Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf 2015 a nodwyd y cynnydd gyda’r camau gweithredu.
Archwilio Mewnol
3.0 Eitem 3 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Mewnol
ACARAC (30) Papur 3 – Adroddiad diweddaru ar Archwilio Mewnol 2015-16
ACARAC (30) Papur 4 – Argymhellion Archwilio Mewnol - Monitro
3.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd yn erbyn ei gynllun archwilio ar gyfer 2015-16. Sicrhaodd y Pwyllgor fod yr amserlen waith a gynlluniwyd ganddo ar y trywydd iawn ac y byddai'n parhau i fonitro'r argymhellion sy'n weddill. Roedd cynnydd da yn cael ei wneud o ran gweithredu’r argymhellion o archwiliadau blaenorol, gan gynnwys Gwerth am Arian a Chynghorwyr Arbenigol. Cytunodd Gareth i gyflwyno adroddiad yn rhestru’r camau gweithredu sy’n weddill ym mis Chwefror 2016.
3.2 Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth am gyfres o gyfarfodydd y bu’n bresennol ynddynt gyda Kathryn Hughes (Rheolwr Risg) a Phenaethiaid Gwasanaeth. Roedd y cyfarfodydd 'Materion Llywodraethu' yn rhan o'r Fframwaith Sicrwydd, gan adeiladu ar y datganiad Sicrwydd a Llywodraethu a chodi proffil y tîm Llywodraethu ac Archwilio. Ar ôl ei gymeradwyo, cytunodd Gareth i rannu copi wedi’i ddiweddaru o strwythur y tîm Llywodraethu ac Archwilio i'r Pwyllgor.
3.3 Yn ystod y misoedd nesaf, byddai'n canolbwyntio ar sicrhau gwasanaethau dwyieithog gwell yn y Comisiwn a rheolaethau ariannol allweddol. Yn ogystal â’r cynllun a gymeradwywyd, mae wedi cytuno ar ddarn ychwanegol o waith gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid ar reolaethau dros ddatgeliadau pensiwn.
Camau gweithredu
- Gareth i ddarparu adroddiad manwl o’r argymhellion sy’n weddill o'r pedair blynedd diwethaf.
- Gareth i gyflwyno Fframwaith Llywodraethu wedi'i ddiweddaru.
- Gareth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg am strwythur diwygiedig y tîm Llywodraethu ac Archwilio.
4.0 Eitem 4 - Yr adroddiadau archwilio mewnol diweddaraf
ACARAC (30) Papur 5 - Adroddiad Archwilio - Ymgysylltu â'r Cyhoedd
ACARAC (30) Papur 6 - Sicrhau Ansawdd a’r wybodaeth ddiweddaraf am Ddatblygiad Proffesiynol Parhaus
4.1 Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad archwilio ar Ymgysylltu â'r Cyhoedd, gan nodi bod y Cynulliad yn canolbwyntio'n llwyr ar ymgysylltu â'r cyhoedd. Wedi dweud hynny, teimlai'r Pwyllgor fod angen adolygu dulliau cyfranogi. Roedd angen i’r sefydliad fod yn fwy gwydn i sylw negyddol yn y wasg a dylai ymdrechu i gael sylw mwy cadarnhaol i’w weithgareddau.
4.2 Yn dilyn adborth negyddol o nifer o ffynonellau, hysbysodd Claire Clancy y Pwyllgor fod angen gwella’r wefan yn sylweddol. Roedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi dyrannu cronfeydd i wneud y wefan yn fwy hygyrch ac yn haws ei defnyddio. Croesawodd y Pwyllgor yr ymrwymiad hwn a phwysleisiwyd y dylai gwelliannau fod yn barhaus.
4.3 Cadarnhaodd y swyddogion y byddai'r Strategaeth Ymgysylltu’n flaenoriaeth uchel a fyddai’n cael ei datblygu gan y Pumed Cynulliad. Dylai'r strategaeth ystyried pa ddangosyddion fyddai'n cael eu defnyddio i fesur perfformiad. Awgrymodd y Pwyllgor y dylid ystyried ymgysylltu yn gyffredinol wrth drafod y risgiau’n ymwneud â newid cyfansoddiadol yn y dyfodol.
4.4 Fel y cytunwyd gan y Cadeirydd, cyhoeddodd Gareth yr adroddiadau archwilio Caffael ac Adolygiad o Ddyfodol TGCh ym mis Hydref.
4.5 Ers yr archwiliad Caffael, roedd sesiynau hyfforddi wedi’u trefnu gyda niferoedd cadarnhaol yn manteisio arnynt. Roedd echdynnu gwybodaeth reoli o CODA (y system ariannol) yn broblem, ond roedd y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol wedi darparu dadansoddiad o wybodaeth am wariant ar brynu nwyddau a fyddai'n gwella ansawdd y wybodaeth reoli sydd ar gael i'r Tîm Caffael at ddibenion monitro. Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod diffyg cydymffurfio â rheolau caffael yn cael ei gymryd o ddifrif gan y rheolwyr ac roedd yn gyfforddus â’r cynnydd a oedd yn cael ei wneud ynghyd â’r camau gweithredu y mae’r rheolwyr yn eu cymryd i fynd i'r afael â'r problemau.
4.6 Holodd y Pwyllgor ynglŷn â’r diffyg adroddiad gwireddu buddion ar gyfer yr Adolygiad o Ddyfodol TGCh. Cadarnhaodd y swyddogion nad oedd adolygiad llawn o'r buddion yn cael ei gynnal ar ddiwedd y prosiect a chafodd hyn ei gytuno ar wahanol adegau gwirio, drwy gydol oes y prosiect. Roedd canllawiau rheoli prosiect ehangach ynghyd â fframwaith buddion bellach ar waith i sicrhau bod ffocws priodol ar wireddu buddion yn y dyfodol.
4.7 Llongyfarchodd y Cadeirydd Gareth ar ei benodiad diweddar i Bwyllgor Archwilio Coleg Gwent.
Camau gweithredu
- Gareth i fynd ar drywydd yr argymhellion ynglŷn ag Ymgysylltu â'r Cyhoedd.
5.0 Eitem 5 - Adolygiad o Drysorlys Ei Mawrhydi / canllawiau eraill ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (eitem lafar)
5.1 Nid oedd unrhyw newidiadau yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi ar wahân i ganllawiau ar gyfer symleiddio ac unioni cyfrifon, a oedd ar y gweill.
5.2 Nododd y Cadeirydd fod Asiantaeth Cymorth Cyfreithiol y Weinyddiaeth Gyfiawnder, lle mae'n Gyfarwyddwr Anweithredol, wedi bod yn destun Adolygiad Ariannol CIPFA, sy'n cynnwys pob agwedd ar reolaeth ariannol, a bod hyn wedi bod yn ymarfer defnyddiol a llawn gwybodaeth. Bydd Nicola yn ymchwilio i hyn. Bydd y Cadeirydd yn mynd i gyfarfod ar gyfer cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru ym mis Chwefror a bydd yn adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.
5.3 Bydd Gareth a Buddug yn mynd i weithdy Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA ym mis Rhagfyr a byddant yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.
Camau gweithredu
- Nicola i ymchwilio i Adolygiad Ariannol CIPFA.
- Eric i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl y cyfarfod i gadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru.
- Gareth a Buddug i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl hyfforddiant Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA .
Archwilio Allanol
6.0 Eitem 6 - Ystyried yr adroddiadau archwilio allanol diweddaraf a'r camau a gymerwyd i roi'r argymhellion ar waith
ACARAC (30) Papur 7 - Amlinelliad Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru 15-16 terfynol
6.1 Roedd y Pwyllgor yn falch o weld cynllun archwilio drafft 2015-16 yn ystod y cyfnod cynharach hwn. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi cydweithio'n agos â Nicola a Claire i greu'r cynllun.
6.2 Bu’r Pwyllgor yn trafod archwilio treuliau Aelodau'r Cynulliad a chostau swyddfa. Cytunodd y swyddogion i ddarparu rhagor o wybodaeth am hyn ynghyd â'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar waith gan dîm Cymorth Busnes yr Aelodau. Dywedodd Nicola fod archwiliadau o dreuliau Aelodau yn ychwanegol at y gwaith arall y cytunwyd arno yn y cynllun, ac roedd yr archwiliadau hyn yn rhoi sicrwydd ychwanegol a thryloywder. Byddai'r archwiliadau penodol hyn yn parhau tan ddiwedd y Pedwerydd Cynulliad.
6.3 Cadarnhaodd Ann-Marie y dylai'r ffi archwilio cyffredinol aros yn ddigyfnewid, er nad oedd hyn wedi ei gytuno’n ffurfiol eto. Er mwyn osgoi’r oedi a brofodd Comisiwn y Cynulliad y llynedd, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu dechrau ar eu gwaith archwilio wythnos yn gynharach.
6.4 Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf hon gan Swyddfa Archwilio Cymru a chafodd ei galonogi gan y cydweithio rhwng y tîm Cyllid a'r Pennaeth Archwilio Mewnol.
Camau gweithredu
- Nicola i ddisgrifio'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar waith o ran Archwilio treuliau Aelodau’r Cynulliad.
7.0 Eitem 7 - Ystyried unrhyw gamau gweithredu sy'n weddill, yn deillio o waith y flwyddyn flaenorol
ACARAC (30) Papur 8 – Llythyr Rheoli 2014-15
7.1 Bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn cysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r driniaeth briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth. Cadarnhaodd Ann-Marie ei bod yn hyderus y byddai'r Llythyr Rheoli yn cael ei ddosbarthu gyda'r ISA 260 y flwyddyn nesaf.
Camau gweithredu
- Swyddfa Archwilio Cymru i gysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r driniaeth briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth.
8.0 Eitem 8 - Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn 2015-16, a’u symleiddio
ACARAC (30) Papur 9 - Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn 2015-16, a’u symleiddio
8.1 Rhannodd Nicola fersiwn ddrafft o’r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon, a baratowyd gan y Pennaeth Cyllid a benodwyd yn ddiweddar, i adlewyrchu canllawiau 'Simplifying and Streamlining Accounts' Trysorlys Ei Mawrhydi. Bydd y gyfres interim o gyfrifon yn profi’r cynllun newydd hwn a chroesawodd y Pwyllgor y newidiadau a ddrafftiwyd hyd yn hyn. Gofynnwyd i'r swyddogion beidio â thanbrisio'r gwaith sydd ynghlwm â pharatoi'r gyfres interim o gyfrifon, o ystyried y newidiadau yng nghynllun y ddogfen.
Camau gweithredu
- Nicola i gyflwyno gwaith archwilio interim ym mis Chwefror.
Materion y Pwyllgor
9.0 Eitem 9 - Arolwg Effeithiolrwydd (eitem lafar)
9.1 Arweiniodd y Cadeirydd drafodaeth ar yr arolwg o effeithiolrwydd yn y dyfodol, a oedd yn un o ofynion llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi. Cwblhawyd yr arolwg diwethaf ym mis Mai 2014, a chyflwynwyd y canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2014. Roedd cynllun gweithredu’n nodi’r meysydd pryder i’r Cadeirydd, ac roedd yr holl gamau gweithredu bellach wedi’u cwblhau.
9.2 Cytunodd y Pwyllgor i ddilyn yr un broses a chwblhau'r arolwg erbyn canol mis Rhagfyr a chyflwyno’r canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Chwefror.
Camau gweithredu
- Y tîm clercio i gysylltu ag EAG / Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau bod yr arolwg yn cael ei gwblhau a bod y canlyniadau’n cael eu dadansoddi erbyn y cyfarfod nesaf.
Y wybodaeth ddiweddaraf ar ôl y cyfarfod
- Ers hynny, mae’r tîm clercio wedi creu arolwg trwy Survey Monkey. Cafodd hwn ei ddosbarthu, ac mae’r ymatebion i’w dychwelyd erbyn14 Rhagfyr.
10.0 Eitem 10 - Ystyried cyflwyniad / mewnbwn allanol (eitem lafar)
10.1 Roedd y Cadeirydd wedi gwahodd cyflwynydd allanol i Bwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg hydref 2014. Gofynnodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor ystyried ym mha ffyrdd y gallai arbenigedd allanol ychwanegu'r gwerth mwyaf i drafodaethau Pwyllgor.
Camau gweithredu
- Y Pwyllgor a’r swyddogion i roi gwybod i’r Cadeirydd am feysydd o ddiddordeb sylweddol lle gallai cyflwynydd allanol ddarparu rhywfaint o werth ychwanegol.
Llywodraethu’r Comisiwn
11.0 Eitem 11 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y gyllideb
ACARAC (30) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb
11.1 Rhoddodd Nicola grynodeb o’r sefyllfa ariannol ar gyfer 2015-16 a chadarnhaodd fod cyllideb 2016-17 wedi ei chymeradwyo gan y Cynulliad. Roedd y Pwyllgor Cyllid wedi craffu ar y gyllideb yn drylwyr, gyda lefel uwch o her i rai llinellau yn y gyllideb nag o'r blaen, a chafodd eu holl argymhellion eu derbyn. Byddai arbedion caffael 2015-16 yn is nag yn y blynyddoedd blaenorol oherwydd y contractau gwerth is sy’n dod i ben yn ystod y flwyddyn ariannol hon.
11.2 Dywedodd Claire fod y flwyddyn ariannol hon yn cael ei hystyried yn flwyddyn drosiannol ar gyfer y dull Gwerth am Arian. Roedd adolygiad o gapasiti arall wedi'i drefnu ar gyfer diwedd mis Tachwedd.
11.3 Gofynnodd y Cadeirydd am y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Busnes pan fydd hynny'n briodol.
Camau gweithredu
- Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Busnes pan fydd hynny'n briodol.
12.0 Eitem 12 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect i gymryd lle’r system Ariannol
ACARAC (30) Papur 11 – Amnewid y System Ariannol CODA
12.1 Dywedodd Nicola ei bod yn ymddangos bod Microsoft Dynamics yn diwallu anghenion y Comisiwn o ran ymarferoldeb a gallu dwyieithog. Roedd angen gwneud rhagor o waith i gwblhau'r achos busnes a’r strategaeth gaffael. Esboniodd fod y gwaith datblygu mewnol arfaethedig a'r dyddiad gweithredu a drefnwyd ar gyfer mis Ebrill 2017 yn seiliedig ar dendr OJEU llawn.
12.2 Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ac roedd gan yr aelodau ddiddordeb yn y broses o weithredu system TG a ddatblygwyd yn fewnol. Roedd Keith Baldwin (fel her allanol) wedi gwneud sylwadau ar yr achos busnes a theimlai fod y prosiect yn mynd i'r cyfeiriad iawn, er y codwyd pryderon am faint o amser yr oedd y cyfnod cynllunio yn ei gymryd.
12.3 Hysbysodd Dave Tosh y Pwyllgor fod Microsoft Dynamics yn system ariannol ganolig ac y gellid rheoli elfen cyfluniad y system yn fewnol. Roedd hyn yn cydymffurfio â Strategaeth Gymhwyso’r sefydliad ac roedd dau brosiect llwyddiannus, Sharepoint a Lync, yn cael eu cyflwyno gan ddefnyddio methodoleg debyg. Byddai'r Comisiwn yn ymweld â safleoedd cyfeirio gan ddefnyddio Microsoft Dynamics.
Camau gweithredu
- Y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran amnewid system ariannol CODA
- Y Cadeirydd i rannu gwybodaeth am y person cyswllt o ran prosiect amnewid system ariannol y Weinyddiaeth Gyfiawnder â Nicola.
13.0 Eitem 13 – Y wybodaeth ddiweddaraf am gam dau y Prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres
ACARAC (30) Papur 12 – Papur diweddaru
13.1 Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf hon a gofynnodd am i’r adroddiad terfynu a’r adolygiad o fuddion gael eu dosbarthu i'r Pwyllgor.
Camau gweithredu
- Y Prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres i ddosbarthu adroddiad terfynu ac adolygiad o fuddion.
14.0 Eitem 14 – Adroddiad Risgiau Corfforaethol
ACARAC (30) Papur 13 - Adroddiad Risgiau Corfforaethol
ACARAC (30) Papur 13 - Atodiad A – Crynodeb o Risgiau Corfforaethol
ACARAC (30) Papur 13 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd
14.1 Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn falch bod adolygiad trylwyr o risgiau wedi ei gynnal a chroesawodd yr ychwanegiadau at y gofrestr gorfforaethol.
14.2 Holodd y Pwyllgor ble’r oedd y risg Seiberddiogelwch yn fframwaith risg y Comisiwn. Tynnodd Dave sylw at reolaethau a oedd ar waith i brofi ein lefelau bygythiad, a oedd yn cael eu hadolygu ddwywaith y flwyddyn. Roedd hefyd yn cael diweddariadau rheolaidd a rhybuddion bygythiad o gynlluniau adrodd y Llywodraeth Genedlaethol.
14.3 Daeth y Pwyllgor i’r casgliad fod y bygythiad posibl i wybodaeth gorfforaethol a phersonol ac i enw da'r sefydliad yn cyfiawnhau i’r Bwrdd Rheoli ystyried y risg yn ymwneud â Seiberddiogelwch eto.
14.4 Yn y dyfodol, byddai tueddiadau risg yn cael eu hadlewyrchu ar y diagram risg corfforaethol.
Camau gweithredu
- Y Bwrdd Rheoli i ailasesu risg Seiberddiogelwch.
- Risgiau corfforaethol a nodwyd - sicrhau bod crynodeb o dueddiadau’n cael ei gadw.
15.0 Eitem 15 – Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd
ACARAC (30) Papur 14 – Risgiau’n ymwneud â Newid Cyfansoddiadol
15.1 Cyflwynodd Anna Daniel bapur i'r Pwyllgor ar y risgiau sy'n gysylltiedig â newid cyfansoddiadol. Roedd maint y Cynulliad yn y dyfodol yn dibynnu ar y Bil Cymru drafft, ac roedd ei thîm yn cefnogi'r Llywydd wrth ddatblygu cynigion amgen i'r drafft.
15.2 Ystyriodd Hugh Widdis oblygiadau’r Cynulliad yn parhau â 60 o Aelodau Cynulliad am ddau dymor pellach a gwnaeth y Pwyllgor argymhelliad y dylid paratoi cynlluniau i ddeall goblygiadau hyn.
15.3 Canmolodd y Pwyllgor y Tîm Trawsnewid Strategol am eu dadansoddiad trylwyr o’r risg hwn a daeth i'r casgliad fod ymgysylltu â'r cyhoedd yn hollbwysig ac y dylai'r Cynulliad amlygu ei werth i bobl Cymru. Yn ddelfrydol, dylai camau lliniaru gynnwys cwmpas ehangach na newid cyfansoddiadol yn unig.
16.0 Eitem 16 - Papurau i'w nodi ac unrhyw fater arall
ACARAC (30) Papur 15 - Crynodeb o'r ymadawiadau
ACARAC (30) Papur 16 - Blaenraglen waith
16.1 Nododd y Pwyllgor y tri achos o ymadael â'r weithdrefn gaffael arferol.
16.2 Byddai'r tîm clercio’n sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth a gyhoeddir yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.
Camau gweithredu
- Sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.
Mae’r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 8 Chwefror 2016, yr amser i'w gadarnhau.